General Data Protection Regulation (GDPR)
Privatlivspolitik for Cup No.
1. Indledning
Cup No.1 er en støtteforening, der arrangerer fodboldturneringer (Cups)
Som et led i Cup No.1’s drift og afvikling af fodboldturneringer, indhenter og opbevarer støtteforeningen en række personoplysninger om trænere, ledere, frivillige og deltagere i Cup No.1. Cup No.1 er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du retter henvendelse til eller indgår aftaler med os.
Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en bruger ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.
2. Dataansvarlig
I henhold til den gældende persondatalovgivning er Cup No.1 dataansvarlig for de personoplysninger, som der afgives til os. Nedenfor findes de alle nødvendige kontaktoplysninger:
Cup No.1
Fodboldvej 7
DK-9900 Frederikshavn
CVR: 35749756
Tlf. +45 2683 9955
info@cupno1.com
www.cupno1.com
Kontaktperson: Jette Varmløse
3. Behandling og opbevaring af personoplysninger
Cup No. 1 behandler personoplysninger i følgende tilfælde:
A. I forbindelse med tilmelding og deltagelse i fodboldturnering
B. Som frivillig hos Cup No. 1
C. Ved brugen af vores nyhedsbrevsordning
D. Samarbejdspartnere og leverandører
E. Statistikker
F. Billeder og videoer
Cup No.1 bruger cookies på hjemmesiden www.cupno1.com til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med vores partnere inde for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan få oplysninger om din adfærd på og brugen af hjemmesiden. De anvendte cookies placeres på din egen computer, hvorfor Cup No.1 ikke har adgang til dem. Det er derfor dig selv, der skal sørge for at eventuelle cookies, der er lagret på din computer, bliver slettet.
A. Tilmelding og deltagelse i turnering planlagt og afholdt af Cup No. 1
Når du retter henvendelse til os i forbindelse med tilmelding i en fodboldturnering, kan dette ske enten via vores hjemmeside eller via mail/telefon. I forbindelse hermed behandler vi følgende almindelige oplysninger:
- Navn på klub, trøjefarve, oplysninger om navn på ledere og trænere tilknyttet
holdet, navn på tilmelder, antal spillere/deltagende, køn på de deltagende
spillere, adresse på klubben, tilmeldingstidspunkt, telefonnummer og mail-
adresse på kontaktperson(erne) samt ønsker om særlig kost for de deltagende.
Ovenstående personoplysninger indhentes udelukkende fra dig eller din nærmeste træner/holdleder.
Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger, idet dette ikke er relevant for at varetage/administrere de tilmeldtes deltagelse i turneringerne. Der kan dog forekomme tilfælde, hvor vi behandler helbredsoplysninger, herunder oplysninger om madallergier. Baggrunden for at behandle denne personoplysning er, at Cup No. 1 sørge for mad til deltagerne under deres ophold/deltagelse i turneringer.
Baggrunden for, at vi behandler dine personoplysninger, er GDPR artikel 6, stk. 1, litra B, herunder for at kunne varetage og administrere den aftale, der er indgået mellem dig/jer og Cup No. 1 vedrørende deltagelse i fodboldturneringer.
Personoplysningerne, som vi behandler i forbindelse med din/jeres tilmelding/deltagelse i Cup No. 1’s, opbevares elektronisk på en til Cup No. 1 hørende PC, hvortil det kun er den administrerende eventkoordinator, som har adgang. Personoplysninger opbevares som udgangspunkt i * fra tidspunktet for seneste deltagelse i en af Cup No. 1 arrangeret fodboldturnering.
B. Frivillige hos Cup No. 1
Når du er frivillig hos Cup No. 1 behandler vi nogle personoplysninger om dig, herunder i form af almindelige personoplysninger som navn, telefonnummer og mailadresse.
Personoplysninger behandler vi for at kunne administrere det forhold, at du arbejder som frivillig for Cup No. 1, herunder for at kunne orientere dig om forskellige forhold vedrørende turneringen, orientere dig om vagter og i øvrigt komme i kontakt med dig. Behandlingsgrundlaget herfor er interesseafvejningsreglen i artikel 6, stk. 1, litra f.
De personoplysninger, vi behandler om dig, som følge af, at du arbejder som frivillig hos Cup No. 1, opbevares som udgangspunkt i 12 måneder efter tidspunktet for din seneste vagt.
C. Nyhedsbrevsordningen
Når du tilmelder dig vores turnering bliver du spurgt om, hvorvidt du ønsker at modtage nyhedsbreve og artikler fremover. Såfremt du accepterer dette, bliver du tilmeldt vores nyhedsbrevsordning. Du skal være opmærksom på, at du er en del af vores nyhedsbrevsordning indtil du selv afmelder det. Du kan afmelde det via et link i bunden af mailen. Vi behandler kun dit navn, og mailadresse i forbindelse med administreringen af vores nyhedsbrevsordning.
Behandlingsgrundlaget for vores nyhedsbrevsordning er samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Du skal vide, at du til hver en tid kan trække dit samtykke tilbage. Såfremt du ønsker dette, kan du klikke på ”afmeldingslinket” i bunden af den fremsendte mail. Du er også velkommen til at sende os en mail eller kontakte os pr. telefon.
D. Samarbejdspartnere og leverandører
I forbindelse med planlægningen, håndteringen og den efterfølgende afregning, behandle Cup No.1 en række almindelige personoplysninger på kontaktpersoner hos samarbejdspartnere og leverandører. Det vil som ofte kun være kontaktoplysninger, herunder navn, arbejdsgivertildelt telefonnummer og mail samt eventuel stilling hos den pågældende samarbejdspartner/leverandør.
I en række af tilfældene er der forinden en turnering indgået samarbejds- og leverandøraftaler. Behandlingsgrundlaget for personoplysningerne vil i dette tilfælde således være artikel 6, stk. 1, litra b. I en række andre tilfælde, er der ikke indgået samarbejds- og leverandøraftaler. I den forbindelse er behandlingsgrundlaget interesseafvejningsregel i artikel 6, stk. 1, litra f.
Personoplysningerne på kontaktpersonerne hos diverse samarbejdspartnere og leverandører opbevares i på til 6 måneder efter endt samarbejds- eller leverandøraftale. Er der ikke indgået en samarbejds- eller leverandøraftale, opbevares personoplysninger i 12 måneder fra tidspunktet for seneste samarbejde/leverance i forbindelse med turneringerne.
E. Statistikker
En række af de oplysninger, som Cup No.1 behandler kan senere blive brugt i forbindelse med statistikker. Cup No.1 begrænser dog i videst muligt omfang, at statistikker alene udføres på baggrund af anonymiseret data, således der ikke fremgå personoplysninger heraf.
F. Billeder og videoer
Både før og under turneringen vil Cup No.1 tage billeder og videoer af diverse kampe, spillere og øvrige deltagere. Cup No.1 begrænser dog billederne og videoerne, således de alene illustrerer og afspejler situationer og ikke selve personerne på billedet/i videoen. Vi bestræber os i øvrigt på at udelade krænkende/stødende motiver. Billederne og videoerne bruges udelukkende i forbindelse med annonceringen af Cup No.1’s fodboldturneringer, til brug for hjemmesiden og på sociale medier, herunder Facebook og Instagram.
Hvis du ønsker et billede af dig slettet, bedes du rette henvendelse til os på mail info@cupno1.com.
4. Opbevaring
Indgår nogle af ovenstående personoplysninger i bogføringsmateriale, vil dette – uagtet ovenstående opbevaringsperioder – blive opbevaret i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvori bogføring er sket. Dette sker af hensyn til bogføringslovens regler.
5. Videregivelse og adgang
Cup No.1 videregiver ikke dine personoplysninger til andre virksomheder eller myndigheder. Der sker heller ikke videregivelse eller overførelse af personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Cup No.1’s pc, der bruges til elektronisk opbevaring af dine personoplysninger, er sikret med password således, at det alene er administratorbrugeren, der har adgang. Det er kontaktperson Jette Varmløse, der varetager administratorbrugeren.
6. Dine rettigheder
Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger vi behandler om dig som enten deltager, frivillig eller samarbejdspartnere/leverandører. Som følge af vores behandling, har du ret til at anmode os om at få yderligere indsigt i dine personoplysninger samt til at få dem udleveret. Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du i også ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.
Vi er i nogle tilfælde også forpligtede til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder f.eks., hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
Vi er i nogle tilfælde også forpligtede til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder f.eks., hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
Du har også i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du altid mulighed for at klage til Datatilsynet over virksomhedens behandling og opbevaring af dine personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. Du kan ligeledes af Datatilsynets hjemmeside læse mere om regler for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder.
7. Opdateringer
Cup No.1 evaluerer og opdaterer løbende privatlivspolitikken. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer, som har betydning for dig, vil du modtage meddelelse herom.
- 3. udgave, oktober 2020